Política de Tratamiento de Datos Personales

ARKADIA CENTRO COMERCIAL responde al nombre comercial, sin embargo, la Persona Jurídica que directamente o en asocio con otros, toma las decisiones sobre las bases de datos y el tratamiento que se le da a las mismas es CIMENTO INMUEBLES COMERCIALES S.A.S.:

Razón Social: CIMENTO INMUEBLES COMERCIALES S.A.S.

Número de Identificación Tributaria: 900.462.228-9

Dirección – Domicilio:

ARKADIA CENTRO COMERCIAL, Medellín.

Calle. 90 N° 11A-27 PISO 3, Bogotá

Teléfono: (571) 5804848

Oficial de Privacidad:

Dirección de Mercadeo

Marcela Palacio

Marcela.palacio@cimento.com

Email: arkadiacentrocomercial@cimento.com

Sitio Web: www.arkadiacentrocomercial.com

CIMENTO, en desarrollo de sus actividades comerciales, ha diseñado su Política para el Tratamiento de los Datos Personales, la cual refleja los principios y reglas establecidas en el Régimen General de Protección de Datos Personales con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares de información personal demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política.

Está política, ha sido elaborada con el fin de acogernos a parámetros de autorregulación que respete todos los derechos y garantías en cuanto a privacidad de los titulares sobre los que tratamos datos personales. La Constitución Política de Colombia, en su artículo 15 ha erigido como derecho constitucional la protección de datos personales; así mismo, la Ley 1581 de 2012 y los decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014 – hoy contenidos en los capítulos 25 y 26 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 del sector Comercio, Industria y Turismo, desarrollaron el marco general de protección de datos en Colombia haciendo necesaria la implementación de estas políticas al interior de la compañía.

Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.

Estas Políticas de tratamiento de Datos Personales son de obligatorio y estricto cumplimiento para todos los empleados de CIMENTO, y de los contratistas y terceros que actúen en su nombre. En los casos en que no exista vínculo laboral con las personas antes mencionadas, se deberá incluir una cláusula contractual que incluya la obligación de cumplir estas políticas. El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso, sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a CIMENTO por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de Privacidad: Se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por CIMENTO que ha sido puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de Partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Datos Indispensables: se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de aseguramiento. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos o sus intermediarios.

Datos Opcionales: Son aquellos datos que CIMENTO requiere para ofrecer servicios adicionales.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Habeas Data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Ley de protección de datos: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

Oficial de Privacidad: Es la persona o área dentro de CIMENTO, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos de la GERENCIA GENERAL. Esta será la encargada de designar el Oficial de privacidad.

La anterior definición hace referencia a un rol o función que debe desempeñar algún funcionario dentro de CIMENTO y que se desarrolla más adelante.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

CIMENTO aplicará los principios que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales serán aplicables a todas las bases de datos:

  • Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
  • Principio de libertad: El, uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean recogidos por CIMENTO, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de CIMENTO, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
  • Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de CIMENTO, será de medio.
  • Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por CIMENTO, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
  • Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos de CIMENTO, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

Se entiende por finalidad el propósito para el cual han sido recolectados los datos de las personas. El tratamiento y la finalidad que se dé a los datos personales por parte CIMENTO y/o los encargados deberán ser los establecidos en la respectiva autorización otorgada por el Titular.

Algunas de las finalidades generales que se da a los datos Personales tratados por CIMENTO, dependiendo de la autorización otorgada por sus titulares son:

Proveedores:

(I) verificar el cumplimiento de las políticas de la empresa en materia de selección y contratación de proveedores; (II) verificar el adecuado cumplimiento de las obligaciones; (III) satisfacer los intereses legítimos derivados de la relación que se establezca; (IV) obtener referencias; (V) administrar y operar el producto o servicio contratado, lo cual comprende entre otros aspectos, el manejo y registro contable de las operaciones que se desarrollen durante la vida del Contrato, así como todas aquellas que se realicen para la terminación, cierre o liquidación del mismo; (vi) documentar la relación existente y/o verificar la ejecución y cumplimiento del contrato respectivo; (VII) verificar el cumplimiento de los acuerdos y compromisos asumidos en virtud de la relación o vinculo existente; (VIII) verificar y confirmar la identidad y contactar a los proveedores; (IX) remitir información comercial sobre los productos y/o servicios que CIMENTO presta en desarrollo de su objeto social a través de los canales que la misma establezca, tales como el canal telefónico (automatizado o no) y medios de comunicación electrónica (mensajes de datos, correo electrónico), y cualquier otro en virtud de los avances en tecnología o comunicaciones exista; (X) estructurar y poner en su conocimiento ofertas comerciales de carácter general o personalizadas, así como contactar a los proveedores para tales efectos, incluso una vez concluida su relación con CIMENTO; (xi) adoptar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas; (xii) transferir  datos personales a otros países, con el fin de posibilitar la realización de las finalidades previstas en la correspondiente autorización; y (xiii) adelantar las actividades propias del objeto de CIMENTO y aquellas derivadas de la relación normal con un proveedores de bienes o servicios o un tercero con quien celebra acuerdos de colaboración, (xiii) Presentar quejas, denuncias o reportes a las autoridades o entidades competentes en caso de incumplimiento de contrato. (xiv) Controlar el cumplimiento de requisitos relacionados con el Sistema de Seguridad Social Integral en caso que sea necesario.

Clientes

(i) Tramitar las solicitudes de los consumidores finales, deudores, contrapartes contractuales y/o proveedores; (ii) Negociar y celebrar contratos,  y ejecutar los mismos (incluyendo envío de correspondencia); (iii) Elaborar estudios técnico actuariales, encuestas, análisis de tendencias de mercado y en general cualquier estudio técnico o de campo relacionado con la prestación de productos o servicios ofrecidos por CIMENTO; (iv) Enviar ofertas de productos o servicios o comunicaciones comerciales de cualquier clase relacionadas con los mismos, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo pero sin limitarse a ofertas de productos y servicios propios o de Compañías con las que CIMENTO tenga convenio; (V) estructurar y poner en  conocimiento del cliente ofertas comerciales de carácter general o personalizadas, así como contactarlos  para tales efectos, incluso una vez concluida su relación con CIMENTO (vi) consultar, obtener, actualizar y/o divulgar a centrales de riesgo crediticio u operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países o entidades similares cualquier información sobre el nacimiento, la modificación, el cumplimiento o incumplimiento y/o la extinción de las obligaciones que llegue a contraer el Titular de la información con CIMENTO con el fin de que estas centrales u operadores y las entidades a ellas afiliadas consulten, analicen y utilicen esta información para sus propósitos legales o contractuales, incluyendo la generación de perfiles individuales y colectivos de comportamiento crediticio y de otra índole, la realización de estudios y actividades comerciales; (vii) Crear bases de datos de acuerdo a las características y perfiles de los titulares de Datos Personales, todo de acuerdo con lo dispuesto en la ley; y (viii) actividades tendientes a facturación,  recaudo, cobro persuasivo, cobro jurídico o pre jurídico.

Empleados, Ex Empleados y Candidatos:

(I) Particiación en el proceso de selección de personal actual y futuro; (II) confirmación de referencias laborales y personales; (III) elaboración de pruebas psicotécnicas, pruebas de polígrafo, exámenes médicos y demás procedimientos establecidos por las empresas para la selección de personal; (IV) procesos de inducción y capacitación de personal; (V) gestión de nómina, seguridad social, prestaciones sociales, prevención de accidentes laborales, conocimiento de información médica y control de horarios en caso que resultare contratado; (IV) control de acceso y video vigilancia en las instalaciones de CIMENTO.

Por regla general CIMENTO no realiza tratamiento de datos sensibles, pero en casos excepcionales podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

  1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerida dicha autorización.
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido en CIMENTO, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

  1. Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Para que CIMENTO pueda realizar el tratamiento de datos personales en las diferentes bases de datos que administra, se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior y debidamente conservada.

CIMENTO tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos.

6.1. EXCEPCIONES LEGALES A LA OBLIGACIÓN DE OBTENER AUTORIZACIÓN DEL TITULAR.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

6.2. MEDIOS Y MANIFESTACIONES PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por CIMENTOy será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

6.3. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.

CIMENTO utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

Cuando CIMENTO actúe como Responsable[1], cumplirá con los siguientes deberes:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

[1] Ver Definición de Responsable en el capítulo 3

Los derechos de los titulares de datos personales tratados por CIMENTO son:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a CIMENTO o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la Autorización otorgada a CIMENTO, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
  • Presentar solicitudes ante CIMENTO o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.
  • Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos de CIMENTO, en cualquier momento, o cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que CIMENTO o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley
  • Acceder en forma gratuita, al menos, una vez al mes a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

CIMENTO garantizará el derecho de acceso a los datos personales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales que se encuentran en la base de datos de CIMENTO.

 

Para el ejercicio de todos sus derechos, el Titular podrá elevar consulta o reclamación por escrito, según corresponda, dirigida al oficial de privacidad al correo electrónico arkadiacentrocomercial@cimento.com o podrá presentarla físicamente en las instalaciones de ARKADIA CENTRO COMERCIAL señaladas al inicio del presente documento.

 

En el presente capitulo, se encontrarán aspectos específicos de procedimiento para el ejercicio de algunos de los derechos.

9.1. CONSULTAS.

Los titulares, sus intermediarios debidamente autorizados o causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, CIMENTO garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales CIMENTO garantizara:

  1. Formularios, sistemas y otros métodos simplificados para realizar la consulta de los datos personales,
  2. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de Diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
  3. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

9.2. RECLAMOS.

Los titulares, los intermediarios debidamente autorizados o causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante CIMENTO, remitiéndola al oficial de privacidad al correo electrónico arkadiacentrocomercial@cimento.com o físicamente en las instalaciones de ARKADIA CENTRO COMERCIAL .

Las reclamaciones presentadas deberán contener como mínimo la siguiente información:

  1. Nombre del Titular y/o su representante;
  2. Copia del Documento de identidad del Titular y/o su representante;
  3. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo;
  4. Dirección Física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o su representante;
  5. Documentos que se quieran hacer valer.
  6. Firma y número de identificación.
  7. Haber presentado la solicitud por los medios habilitados por CIMENTO enunciados en el numeral 2.3 del capítulo 2 de las políticas de protección de datos personales.

 

9.2.1. RECLAMACIONES SIN CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES.

En caso que la reclamación se presente sin el cumplimiento de los anteriores requisitos legales, se solicitara al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas y presente la información o documentos faltantes.

9.2.2. DESISTIMIENTO DEL RECLAMO.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

9.2.3. RECEPCIÓN DE RECLAMOS QUE NO CORRESPONDAN A CIMENTO.

En caso que CIMENTO reciba un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.

9.2.4. INCLUSIÓN DE LEYENDA EN LA BASE DE DATOS.

Recibida la reclamación de forma completa, en un término máximo de dos (2) días hábiles contados desde la recepción, CIMENTO incluirá en la base de datos donde se encuentren los datos personales del Titular, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

9.2.5.  PLAZOS DE RESPUESTA A LOS RECLAMOS.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

9.2.6.  PRÓRROGA DEL PLAZO DE RESPUESTA.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro del término determinado en el numeral anterior, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.3. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS.

CIMENTO tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. CIMENTO, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

9.4. SUPRESIÓN DE DATOS.

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a CIMENTO, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

  1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

 

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por CIMENTO.

9.4.1.   EXCEPCIONES AL DERECHO DE SUPRESIÓN DE DATOS.

Es importante tener en cuenta que el derecho de Supresión no es absoluto y CIMENTO puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

 

9.5. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, CIMENTO deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que CIMENTO deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado.

Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, CIMENTO adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

En los casos que sea necesario para cumplir con las funciones y objeto social de CIMENTO, los datos que reposen en sus bases de datos podrán ser transferidos al exterior o a un tercero en Colombia sin que requiera autorización del titular siempre y cuando exista un contrato entre CIMENTO y el encargado y que este último realice el tratamiento por cuenta de CIMENTO.

En cumplimiento de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, CIMENTO, tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia con CIMENTO, y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

CIMENTO, también puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:

  1. Para cumplir con las leyes vigentes,
  2. Para cumplir con procesos jurídicos,
  3. Para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno,
  4. Para proteger las operaciones de CIMENTO,
  5. Para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los de los titulares o los de terceros

Los titulares de la información que reposa en las bases de datos de CIMENTO aceptan el tratamiento de sus datos personales, conforme a los términos del presente documento y CIMENTO podrá continuar realizando el tratamiento de los datos para las finalidades descritas, si no ejercen su derecho de revocar o suprimir.

De acuerdo al artículo 2.2.2.25.4.4 decreto 1074 de 2015, todo responsable y encargado debe designar a una persona o área que “asuma la función de protección de datos personales” y que “dará tramite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la ley 1581 del 2012 y el decreto.

La función del oficial de Privacidad de CIMENTO, es velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por está para cumplir las normas, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la compañía.

El oficial de privacidad tendrá la labor de estructurar, diseñar y administrar el programa que permita a la organización cumplir las normas sobre protección de datos personales, así como establecer los controles de ese programa, su evaluación y revisión permanente.

Así mismo será  la instancia que deberá  recibir, procesar y canalizar las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a las respectivas dependencias, las cuales, una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales y deberán dar trámite a las solicitudes de los Titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

Para todos los efectos legales, actuara como Oficial de Privacidad el área de Dirección de mercadeo o la dependencia que haga sus veces.

De acuerdo con el Art. 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, CIMENTO deberá registrar sus bases de datos junto con esta política de tratamiento de Datos Personales en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con el procedimiento estipulado por la Circular 002 de 2015.

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales, se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación a la compañía y mientras se encuentre vigente el desarrollo del objeto social de la compañía.

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de 1 de noviembre 2019 con vigencia indefinida que es el termino estipulado en la Cámara de Comercio de Bogotá para el desarrollo del objeto social de la empresa y se encontrara a disposición de los titulares en la página web: www.arkadiacentrocomercial.com y en las instalaciones de ARKADIA CENTRO COMERCIAL cuya dirección se encuentra al inicio de este documento.

El periodo de vigencia de las bases de datos de CIMENTO será el mismo periodo estipulado en la Cámara de Comercio de Bogotá para el desarrollo del objeto social de la empresa que es indefinida.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto, a través del sitio web: www.arkadiacentrocomercial.com y/o en nuestras instalaciones.